Tilausvahvistukset, laskutus, asiakkuudenhallinnan (CRM) päivitykset, sisäiset ilmoitukset. Rakennamme työnkulut, jotka hoitavat rutiinin, niin aikaa jää asiakastyöhön.
Et tarvitse ohjelmointiosaamista. Me rakennamme työnkulun, sinä käytät sitä.
Työnkulkuautomaatio tarkoittaa sitä, että jokin tapahtuma yhdessä järjestelmässä käynnistää toiminnon toisessa. Verkkokauppaan saapuva tilaus luo laskun kirjanpitoon. Uusi yhteystieto CRM:ssä lähettää tervetuloviestin. Täytetty lomake lisää rivin tietokantaan ja ilmoittaa myyjälle Slackissa.
Työnkulku tekee sovitut vaiheet automaattisesti. Tarkistusta vaativat tilanteet ohjataan vastuuhenkilölle.
Käsin tehdyt kirjaukset vähenevät ja reagointi nopeutuu. Aikasäästö lasketaan kartoituksessa sinun omilla luvuillasi, ei yleisillä keskiarvoilla.
Tilaus saapuu verkkokauppaan. Joku huomaa sen, kirjaa laskun käsin kirjanpitoon, lähettää vahvistuksen manuaalisesti ja päivittää CRM-muistiinpanot. Sama käsityö toistuu jokaisen tilauksen kohdalla.
Esimerkkityönkulussa tilaus käynnistää laskun luonnin Procountoriin, vahvistusviestin ja CRM:n päivityksen. Käsin kopioitava työ vähenee, ja poikkeukset voidaan ohjata tarkistettaviksi.
Uusi yhteydenotto: asuntoesittely
ValmisLiidi luotu, vastuuhenkilö Anni
ValmisVahvistus lähetetty 2 min
ValmisToimeksiantolasku luotu
ValmisNämä ovat tyypillisimmät lähtökohdat. Useimmiten kannattaa aloittaa siitä prosessista, joka toistuu useimmin ja vie eniten käsityötä.
Tilauksen tiedot kopioidaan verkkokaupasta kirjanpito-ohjelmaan käsin. Jokainen kirjaus vie aikaa, ja tietoja voi jäädä puuttumaan.
Tilaus voi käynnistää laskun luonnin kirjanpito-ohjelmaan ja vahvistusviestin asiakkaalle. Tietojen tarkistukset ja poikkeusten käsittely määritellään työnkulun suunnittelussa.
Myyntitiimi lähettää käsin seurantaviestejä tarjouksiin, kiitos-sähköposteja ja muistutuksia. Osa unohtuu, osa lähtee liian myöhään, tyyli vaihtelee myyjältä myyjälle.
Viesti lähtee sovitun ajan kuluttua tai myynnin vaiheen muuttuessa. Esimerkiksi tarjouksesta voidaan lähettää muistutus kolmen päivän päästä ja valmiista tilauksesta toimitusilmoitus.
Verkkolomakkeelta tai sähköpostista saapuva liidi pitää siirtää käsin CRM:ään. Joku tekee sen heti, joku seuraavana päivänä. Tiedot kirjataan eri tavoin, historia puuttuu.
Lomake tai sähköposti luo HubSpot- tai Pipedrive-kontaktin automaattisesti oikeilla kentillä. Myyjä saa Slack-ilmoituksen ja tehtävän. Yhteydenotto ei jää roikkumaan kenenkään sähköpostiin.
Viikkoraportin myyntiluvut, kävijätiedot ja tukipyynnöt kerätään eri järjestelmistä. Tiedot kopioidaan taulukkoon ja muotoillaan joka viikko uudelleen.
Työnkulku kerää datan lähteistä automaattisesti, koostaa yhteenvedon ja lähettää sen tiistaiaamuisin sähköpostiin tai Slackiin. Valmiina ennen kokousta.
Tärkeä tapahtuma (reklamaatio, iso tilaus, kriittinen asiakaspyyntö) menee yleiseen sähköpostilaatikkoon. Se voi hukkua, ohjautua väärälle henkilölle tai jäädä hoitamatta.
Kriteerit täyttävä tapahtuma laukaisee välittömästi ilmoituksen oikealle tiimille Slackissa tai Teamsissa ja luo tehtävän projektinhallintajärjestelmään oikealle henkilölle.
Automaatio toimii parhaiten, kun järjestelmät saavat tietoa toisiltaan. Alla yleisimmät kytkennät, joita rakennamme.
Emme käytä yhtä alustaa kaikkeen. Valitsemme sen, joka sopii parhaiten prosessisi tarpeisiin, volyymiin ja tietoturvavaatimuksiin.
Make esittää työnkulun vaiheet kaaviona. Sen avulla voi rakentaa monivaiheisia automaatioita, joissa käsittelytapa riippuu saapuvista tiedoista. Tarkistamme tarvittavat sovellusliitännät suunnitteluvaiheessa.
n8n voidaan ajaa omassa infrastruktuurissa. Tämä antaa mahdollisuuden hallita suoritusympäristöä itse. Tietojen siirtyminen muihin palveluihin riippuu työnkulun liitännöistä. Soveltuu myös räätälöityihin koodilohkoihin.
Zapier tarjoaa valmiita liitäntöjä moniin verkkopalveluihin. Se voi sopia esimerkiksi lomakkeen, sähköpostin ja asiakkuudenhallinnan yhdistämiseen. Selvitämme työnkulun vaatimat ominaisuudet ennen valintaa.
Käymme ensin läpi nykyisen työvaiheen ja käytössä olevat järjestelmät. Määrittelemme, mitä automaatio tekee ja miten poikkeustilanteet käsitellään.
Käymme läpi nykyiset prosessit ja tunnistamme kolme eniten aikaa vievää manuaalista vaihetta. Katsomme käytössä olevat järjestelmät, datavirrat ja pullonkaulat. Tuloksena on selkeä lista siitä, mistä automaatio kannattaa aloittaa.
Piirretään työnkulku auki: mikä sen laukaisee, mitä tietoa siirtyy mihinkin ja mitä tapahtuu poikkeustilanteissa. Asiakas näkee ja hyväksyy suunnitelman ennen toteutuksen aloittamista. Näin työn sisältö on molemmille selvä.
Toteutamme työnkulun sovitulla alustalla. Yksinkertainen kahden järjestelmän yhdistys valmistuu 1–2 viikossa, monimutkaisempi 3–6 viikossa. Jokainen vaihe rakennetaan niin, että sitä on helppo muokata myöhemmin.
Testaamme sovitut normaalitilanteet, poikkeukset ja virhetilanteet käyttötarkoitusta vastaavalla aineistolla. Rakennamme toiminnan seurannan ja virheilmoitukset. Käyttöönottoon kuuluu myös lyhyt koulutus.
Käytämme pääasiassa Makea, n8n:ää ja Zapieria. Valintaan vaikuttavat tarvittavat järjestelmäyhteydet, työvaiheet, tietomäärät ja tietoturvavaatimukset. Esimerkiksi n8n voidaan asentaa omaan palvelinympäristöön, mutta tietojen käsittely riippuu myös työnkulkuun liitetyistä palveluista. Tarvittaessa toteutamme integraation erikseen koodaamalla.
Ei tarvitse. Labona rakentaa automaation alusta loppuun, testaa sen ja luovuttaa käyttövalmiina. Asiakas näkee lopputuloksen: tilausvahvistus lähtee, lasku syntyy ja CRM päivittyy automaattisesti. Tekninen toteutus jää meille. Tarvittaessa koulutamme tiimin valvomaan ja muokkaamaan työnkulkuja jatkossa.
Yksinkertainen kahden järjestelmän integraatio on valmis 1–2 viikossa. Monimutkaisempi prosessi, jossa on useita järjestelmiä ja ehdollista logiikkaa, valmistuu 3–6 viikossa. Aloitamme aina kartoituksella, jossa tunnistamme, mitkä prosessit tuottavat eniten aikasäästöä. Kartoitus kestää yleensä 1–3 päivää. Varmista oman projektisi toimitusaika-arvio sopimusta tehtäessä.
Automaatioon rakennetaan virheiden seuranta ja ilmoitukset Slackiin tai sähköpostiin. Ylläpitosopimuksen asiakkaiden korjaukset tehdään sovitussa vasteajassa. Kriittisille työvaiheille suunnitellaan myös häiriötilanteen toimintatapa, jolla vähennetään tietojen katoamisen riskiä.
Se riippuu järjestelmien rajapinnoista, käyttöoikeuksista ja siirrettävistä tiedoista. Suosituimmat kytkennät ovat verkkokauppa yhdistettynä kirjanpitoon, CRM:ään tai viestintätyökaluihin. Jos järjestelmä on vanha eikä tue API:a, selvitämme muut vaihtoehdot: esimerkiksi tiedostopohjainen siirto tai ohjelmistorobotiikka (RPA). Kysy Kipinältä omasta tilanteestasi.
Yksinkertainen työnkulku alkaa 1 000 eurosta (alv 0 %). Hintaan vaikuttavat prosessien määrä, kytkettävien järjestelmien lukumäärä ja logiikan monimutkaisuus. Automaatioalustojen kuukausimaksut (Make, Zapier, n8n Cloud) ovat tyypillisesti 20–99 euroa kuukaudessa riippuen volyymistä. Kerromme aina kokonaiskustannuksen ennen aloittamista, ja takaisinmaksuaika riippuu siitä, paljonko aikaa nykyiseen käsityöhön kuluu, joten käymme sen läpi ennen tarjousta.
Kerro, missä prosessissa aikaa kuluu eniten.
Prosessikartoitus on maksuton. Kerro, mikä tehtävä toistuu usein ja mitä järjestelmiä käytät. Käymme työvaiheet läpi ja ehdotamme, mistä kannattaa aloittaa.
Labona
