Yhteydenottolomakkeen viestit eivät tule perille. Verkkokaupan tilausvahvistus jää lähettämättä. Asiakas valittaa, ettei saanut vastausta, vaikka lähetti viestin sivuston kautta. Jos tämä kuulostaa tutulta, kyse on lähes varmasti samasta ilmiöstä, joka koskee tällä hetkellä suurta osaa WordPress-sivustoista. Hyvä uutinen on, että ongelma on tunnettu ja korjattavissa.
Mistä ongelmassa on kyse
WordPress lähettää sähköpostia oletuksena palvelimen oman PHP Mail -toiminnon kautta. Tämä tapa on toiminut vuosia, mutta se on jäänyt jälkeen ajan vaatimuksista. Sähköpostin maailmassa on tapahtunut iso muutos: Google, Yahoo ja Microsoft ovat kiristäneet merkittävästi vaatimuksiaan sille, kenen viestit ne hyväksyvät vastaanottaakseen.
Käytännössä viestin lähettäjän pitää nykyään pystyä todistamaan, että viesti tulee oikeasti siitä domainista josta se väittää tulevansa. Tähän käytetään kolmea teknistä menetelmää: SPF, DKIM ja DMARC. PHP Mail -toiminnon kautta lähetetyt viestit eivät tyypillisesti läpäise näitä tarkistuksia, joten ne joko hylätään kokonaan tai ohjataan suoraan roskapostiin. Vastaanottaja ei näe niitä, eikä lähettäjä saa tietoa siitä, että viesti ei mennyt perille.
Tämä on erityisen kiusallista juuri siksi, että ongelma on hiljainen. Sivusto näyttää toimivan normaalisti, lomake antaa onnistumisilmoituksen, mutta viesti katoaa matkalla. Ongelma huomataan usein vasta, kun asiakas soittaa ja kysyy, miksei hänen viestiinsä ole vastattu.
Miten tunnistat ongelman omalla sivustollasi
Tyypillisiä merkkejä ovat seuraavat tilanteet:
- Yhteydenottolomakkeen viestit eivät saavu sähköpostiisi, tai saapuvat satunnaisesti.
- Verkkokaupan tilausvahvistukset tai salasanan palautusviestit jäävät tulematta.
- Viestit löytyvät vastaanottajan roskapostikansiosta saapuneiden sijaan.
- Asiakkaat kertovat lähettäneensä viestin, jota et koskaan saanut.
Jos yksikin näistä on tuttu, sivuston sähköpostin lähetys kannattaa tarkistaa.
Ratkaisu: oikea lähetystapa PHP Mailin tilalle
Sivuston sähköpostit kannattaa ohjata kulkemaan PHP Mail -toiminnon sijaan SMTP-yhteyden tai erillisen sähköpostien lähetyspalvelun kautta.
SMTP-yhteys tarkoittaa käytännössä sitä, että WordPress ei enää yritä lähettää viestejä jo vanhentuneella palvelimen oletustoiminnolla, vaan viestit lähetetään tunnistetun sähköpostitilin tai hyväksytyn lähetyspalvelun kautta. Tämä parantaa viestien toimitusvarmuutta ja auttaa varmistamaan, että lomakeviestit, tilausvahvistukset ja muut automaattiset sähköpostit päätyvät vastaanottajalle.
Vaihtoehtoja on käytännössä kaksi.
- Ensimmäinen vaihtoehto on käyttää yrityksen omaa sähköpostipalvelua. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi Microsoft 365, Googlen tai muun sähköpostipalveluntarjoajan SMTP-yhteyttä. Tällöin sivuston viestit lähetetään oman sähköpostipalvelun kautta, ja käyttöönottoon tarvitaan yleensä sähköpostipalveluntarjoajan SMTP-tiedot sekä tarvittavat tunnukset tai sovelluskohtainen salasana. Tässä kannattaa tarvittaessa tukeutua omaan sähköpostipalveluntarjoajaan tai IT-kumppaniin.
- Toinen vaihtoehto on käyttää erillistä transaktionaalista sähköpostipalvelua, kuten Brevoa. Tämä on usein hyvä ratkaisu silloin, kun halutaan sivuston automaattisille viesteille oma lähetyskanava, paremmat lähetyslokit ja selkeämpi hallinta. Transaktionaalinen sähköpostipalvelu on rakennettu nimenomaan siihen, että sivuston lähettämät tärkeät viestit, kuten lomakeviestit ja tilausvahvistukset, saadaan toimitettua mahdollisimman luotettavasti.
Tämän lisäksi sivuston domainiin lisätään tarvittavat SPF-, DKIM- ja DMARC-määritykset, jotka auttavat sähköpostipalveluita tunnistamaan viestit aidoiksi. Nämä määritykset pitää tehdä huolellisesti, jotta ne eivät häiritse yrityksen olemassa olevaa sähköpostia, esimerkiksi Microsoft 365 -postilaatikoita.
Kun lähetys on määritetty oikein, WordPressin viestit eivät enää ole riippuvaisia epävarmasta PHP Mail -toiminnosta, vaan ne kulkevat tunnistettua ja nykyaikaisempaa lähetysreittiä pitkin.
Suosittelemamme työkalu: FluentSMTP
WordPressissä SMTP-välityksen saa käyttöön kätevimmin ilmaisella FluentSMTP-lisäosalla. Se on luotettava ja laajasti käytetty, ja se tukee suoraan kaikkia yleisimpiä lähetyspalveluita sekä asiakkaan omaa SMTP-tiliä. Suosittelemme sitä itse jokaiselle ylläpitämällemme sivustolle.
Jos haluat määrittää lähetyksen itse, FluentSMTP:n selkeät ohjeet eri palveluille löytyvät täältä: FluentSMTP:n asennusohjeet.
Haluatko, että hoidamme tämän puolestasi
Me Labonalla korjaamme sähköpostin toimitusongelmat avaimet käteen -periaatteella. Liitämme sivustoon luotettavan lähetystilin, teemme tarvittavat DNS-määritykset niin ettei nykyinen postisi häiriinny, ja varmistamme että viestit alkavat kulkea. Saat samalla paremman toimitusvarmuuden ja toimituslokit, joista näkee että viestit todella menivät perille.
Jos epäilet, että sivustosi sähköpostit eivät kulje, ole yhteydessä niin tarkistamme tilanteen ja laitamme asian kuntoon.
